Kanał zgłoszeń w Dyrektywie o tzw. ochronie sygnalistów
Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) stworzono w myśl dbałości o dobre interesy pracodawcy i przeciwdziałaniu niepożądanych zdarzeń, uchybień i przekroczenia prawa w przedsiębiorstwach. Już zimą 2021 roku, polskich przedsiębiorców na mocy Dyrektywy o ochronie sygnalistów zobowiązano do wdrożenia odpowiednich form ochrony sygnalistów i przekazywania informacji. Oczywiście, dyrektywa to nie akt i powinna być implementowana ustawą do naszego prawodawstwa. Skoro się tak nie stało, to nie oznacza jednak, że nie powinniśmy pomyśleć o wdrożeniu systemu. To na przedsiębiorcach będzie spoczywać obowiązek wdrożenia takich narzędzi, które będą spójne z unijnymi wytycznymi. Którzy przedsiębiorcy będą musieli to zrobić, a którzy nie doprecyzuje polska ustawa. Uważam jednak, że każdy zarząd organizacji powinien się poważnie zastanowić nad jej wdrożeniem. Pierwszą pozanormatywną przesłanką, którą należałoby postarać się inkorporować do organizacji jest przekonanie, że prowadzenie wewnętrznego systemu wykrywania nadużyć i ochrony sygnalistów, mimo konieczności zaangażowania dodatkowych środków osobowych i finansowych, w praktyce może przynieść wiele wymiernych korzyści dla danej organizacji. Szerzej te korzyści płynące z posiadania sygnalistów wewnątrz organizacji przedstawione zostały w poprzednim artykule Sygnalista w organizacji, pomaga czy szkodzi? do którego przeczytania zachęcam. Nie mając implementacji dyrektywy, możemy jednak na podstawie aktu unijnego określić kluczowe i zarazem minimalne wymogi jakie będą stawiane. System będzie się zatem musiał opierać o stworzenie odpowiednich kanałów zgłoszeń. Posiadać musi stosowne regulacje (procedury, regulaminy) wskazujące zasady ich rozpatrywania. Co najistotniejsze będzie musiał gwarantować ochronę sygnalistów.
Wybór drogi dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów
Najprościej rzecz ujmując należy wdrożyć odpowiednie kanały i procedury raportowania w myśl dyrektywy o ochronie sygnalistów, np. poprzez odpowiedni program informatyczny lub skrzynkę mailową. Z tymi skrzynkami mailowi jednak jest tak, że trudno mieć pewność, że są bezpieczne. Już wdrożenie RODO pokazało jako często popełniane są błędy w ramach obsługi poczty email. Źle wysyłane maile, to nie dość, że naruszenia na gruncie ochrony danych osobowych, to jeszcze utrata poufności sygnalisty. Dyrektywa o ochronie sygnalistów pozostawia nam wybór sposobu zgłaszania. Wybór jednak powinien być właściwy, bo od niego będzie zależeć nie tylko bezpieczeństwo, ale również ilość otrzymywanych zgłoszeń. Jeśli wewnętrzny kanał zgłoszeń będzie słaby, to potencjalni sygnaliści mogą się obawiać i zgłoszeń nie będzie. Brak zgłoszeń to brak dodatkowych korzyści dla firmy, a i narażenie na sytuację ujawniania nieprawidłowości poza nią.
Kanał zgłoszeń
Krótko mówiąc kanały przyjmowania zgłoszeń to nic innego jak sposób komunikacji potencjalnego sygnalisty z osobą wyznaczoną do przyjęcia zgłoszenia naruszeń. Wybór drogi dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów powinien opierać się w dużym stopniu o poufność. Kanał zgłoszeń powinien również uniemożliwiać dostęp do informacji w nim się pojawiających osobom nieupoważnionym. Skoro ma uniemożliwiać dostęp to email znowu nie będzie dobrym rozwiązaniem. Wiemy przecież, że do poczty firmowej może mieć dostęp informatyk, zwłaszcza jak będzie z nią problem. Skoro może mieć dostęp, to nie zachowamy poufności. Wybór kanału podlega więc różnym ograniczeniom i trzeba go dobrze rozważyć za nim podejmie się decyzję.
W zależności od rodzaju, kanał zgłoszeń ma swoje wady i zalety
Wybór nie jest łatwy. Nie dość, że trzeba pamiętać o wymogach prawnych to jeszcze trzeba brać pod uwagę zasady obowiązujące wewnątrz danej organizacji. W niektórych instytucjach publicznych nadal funkcjonuje zasada, że o wszystkim rozmawia się „face to face”. Takie podejście pokazuje bezpośredni kontakt na wniosek osoby dokonującej zgłoszenie, jednakże poza łatwością tej formy można znaleźć i wady. Prostą wadą będzie możliwa trudność w dostępie do osoby przyjmującej zgłoszenia (urlop, zwolnienie lekarskie). Może pojawić się tutaj również brak zaufania do osoby wyznaczonej do przyjęcia zgłoszenia. Inną drogą może być rozmowa telefoniczna, ale ta pozwala na ukrycie numeru telefonu. Co w tym przypadku uniemożliwi nam kontakt zwrotny z sygnalistą i możliwość prowadzenia z nim dialogu. Korespondencja tradycyjna z kolei wydłuża czas otrzymania zgłoszenia, czas jego rozpatrzenia (czekanie na odpowiedź w przypadku pytań). O korespondencji email pisałem już powyżej.
Platforma Online
Najciekawszym rozwiązaniem, spełniającym wymagania jest w chwili obecnej dedykowana platforma online. Takie rozwiązanie ma najwięcej zalet. Wśród nich między innymi możliwość zapewnienia anonimowości, możliwość bezpiecznego dialogu z sygnalistą, szybki czas przekazania informacji. Do zalet tego typu rozwiązania należy również zapewnić możliwość efektywnego i zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych. Co ważne jest na gruncie przepisów wynikających z RODO. Wad tego rozwiązanie praktycznie nie widać. Oczywiście może taką wadą być trudność w zastosowaniu tego rozwiązania lub też wyższe koszty jej wdrożenia i utrzymania.
Dedykowana platforma do dokonywania zgłoszeń najlepszym rozwiązaniem
Oczywiście warto jest wdrożyć kilka różnych kanałów pozwalających na dokonanie zgłoszenia. To fakt, bo nie każda osoba będzie chciała dzielić się swoimi danymi w formie elektronicznej. Jednakże, jednym z tych kanałów zawsze powinna być internetowa platforma. Motyw 76 dyrektywy wskazuje, iż państwa członkowskie powinny zapewnić, aby właściwe organy dysponowały odpowiednimi procedurami ochrony w zakresie przetwarzania zgłoszeń i ochrony danych osobowych osób, o których mowa w tych zgłoszeniach. Dodatkowo zasada poufności wynikająca z przepisów prawa przemawia za wyborem takiego źródła, które zapewnia największą ochronę przekazywanych informacji. Dedykowaną platformę zgłoszeniową przygotowano tak, że spełnia wszystkie wymagania prawne. Krótko mówiąc dobra aplikacja powinna zapewnić rejestrowanie zgłoszeń, bezpieczne przechowywanie informacji, spełnienie zasad rozliczalności, możliwość zgłoszeń anonimowych czy też zarządzanie zgłoszeniami. Na naszym rynku pojawiło się bardzo dużo tego typu rozwiązań. Niektóre firmy prowadzą ich weryfikację, ale odnoszę wrażenie, że ta weryfikacja wiąże się z jakimiś płatnościami, bo nie wszystkie dostępne rozwiązania są testowane. Mankamentem tych testowanych rozwiązań jest to, że w większości są drogie, nie zawsze wspierane w ramach ich wdrożenia czy też proces zgłoszeń nie należy do najprostszych.
Rozwiązanie szyte na miarę
Poszukującym dobrego rozwiązania możemy polecić Rozwiązanie do zgłaszania i zarządzania nieprawidłowościami , posiadające prosty mechanizm dokonywania zgłoszeń. Ta aplikacja pozwala również zarządzać zgłoszeniami, śledzić proces postępowań wyjaśniających. Co równie ciekawe zawiera w sobie wzory dokumentów jakie trzeba prowadzić. Jeśli dobrze przeszukamy internet można trafić na platformę, która ma w sobie wartości dodane, a i nie należy do drogich. Koszt aplikacji zaczyna się już od 50zł/msc. Co ważne, firma BCO Poland sprzedającą to rozwiązanie zapewnia wsparcie we wdrożeniu całości systemu ochrony sygnalistów. Świadczy również usługi Specjalisty ds. nieprawidłowości (pełna obsługa systemu) czy Prowadzenie Postępowań Wyjaśniających. Zachęcam wszystkich do zapoznania się z ofertą firmy i porównania jej z innymi dostępnymi na naszym rynku za nim podejmą Państwo ostateczną decyzję.
