Odpowiednie kroki i środki zaradcze
W obliczu coraz częstszych incydentów wycieku danych, zarówno w małych organizacjach, jak i w korporacjach, ważne jest, aby miały one świadomość ryzyka i jasny plan działania w przypadku takich sytuacji. Wyciek danych może prowadzić do poważnych konsekwencji w tym utraty zaufania klientów, straty reputacji oraz ewentualnych kar finansowych. Kar wynikających z naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. W tym artykule omówimy, jak należy postępować w przypadku wycieku danych oraz jakie kroki należy podjąć, aby zminimalizować skutki tego rodzaju incydentów.
Identyfikacja i rozpoznanie wycieku danych
Przede wszystkim powinniśmy wdrożyć mechanizmy pozwalające na wykrywanie wycieków danych. Bardzo często administratorzy dowiadują się o takim incydencie od stron trzecich, np. internautów, którzy znaleźli wykradzioną bazę danych w Internecie. Należy zatem zadbać o to, aby w organizacji istniały systemy i procedury pozwalające na wczesne wykrywanie ww. rodzaju incydentów. Narzędziami takimi może być np. monitorowanie niestandardowych działań w sieci wewnętrznej, monitoring prób przełamania zabezpieczeń metodami siłowymi, ale też dbanie o odpowiednią świadomość zagrożeń wśród pracowników.
Gdy jednak dojdzie do wycieku danych, kluczowy jest czas. Administrator powinien niezwłocznie podjąć działania wyjaśniające celem identyfikacji źródła i zakresu wycieku. Należy sobie odpowiedzieć na pytania takie jak:
- Jak doszło do wycieku danych?
- Czy nadal dane mogą być zagrożone – a jeżeli tak, to co można zrobić, aby to zagrożenie zminimalizować lub wyeliminować?
- Jakie rodzaje danych zostały naruszone (np. dane osobowe, dane finansowe)?
- Jakie są potencjalne skutki dla osób, których dane wyciekły, ale też dla organizacji?
Powyższe działania Administrator powinien podejmować we współpracy z ekspertami – działem IT, działem prawnym, inspektorem ochrony danych. Trzeba pamiętać, że skład zespołu ekspertów może być różny, tak jak różnego rodzaju wycieki danych mogą mieć miejsce w organizacji.
Szybkie działania
Po rozpoznaniu wycieku danych konieczne jest podjęcie natychmiastowych działań mających na celu minimalizację szkód:
- Zatrzymanie wycieku: identyfikacja i usunięcie źródła wycieku danych, np. poprzez zablokowanie nieautoryzowanego dostępu lub wstrzymanie transmisji danych.
- Zabezpieczenie środowiska: upewnienie się, że systemy informatyczne są zabezpieczone, aby zapobiec dalszym wyciekom.
- Ocena szkód: określenie zakresu naruszenia danych i potencjalnych skutków dla klientów i interesariuszy.
- Powiadomienie odpowiednich organów: analiza zdarzenia i ustalenie, czy nie zachodzi konieczność zawiadomienia o nim odpowiednich organów, np. organów ścigania (Policji, prokuratora) lub organu nadzorczego (Prezesa UODO).
Komunikacja z Interesariuszami
Następnym ważnym krokiem jest skuteczne zarządzanie komunikacją z klientami, pracownikami i innymi interesariuszami. Przede wszystkim należy postawić na szczerość komunikacji i niezatajanie istotnych faktów przed osobami, których dane wyciekły. Każda odpowiedzialna organizacja ma chronić dane swoich klientów, pracowników i innych interesariuszy. Musi wziąć na barki odpowiedzialność za ewentualne naruszenia, w tym wycieki danych. Przy komunikacji warto uwzględnić następujące aspekty:
- Informowanie klientów/podmiotów danych: informacja skierowana do takich osób powinna być przekazana jak najszybciej, aby pozwolić im na podjęcie stosownych działań (np. zachowanie większej ostrożności w kontakcie telefonicznym). Powinniśmy zadbać o to, aby komunikaty były sporządzone jasnym, prostym i zrozumiałym językiem, a jednocześnie były precyzyjne i odnosiły się do wszystkich ważnych elementów zdarzenia. Należy też zarekomendować podmiotowi danych, co może zrobić, aby zminimalizować ryzyko przykrych konsekwencji związanych z wyciekiem jego danych.
- Komunikacja w mediach społecznościowych: jeżeli incydent ma poważny, rozległy charakter, warto poinformować o nim w mediach społecznościowych. Wszelkie procedury przygotowuje się co do zasady na złe czasy. Warto więc wcześniej pomyśleć i wdrożyć procedurę zarządzania kryzysem wizerunkowym. Procedura będzie określała, jak zarządzić komunikacją marketingową po tego typu zdarzeniu, aby ograniczyć szkody reputacyjne.
Odtworzenie danych i dalsze działania
Po podjęciu natychmiastowych działań konieczne jest odtworzenie danych (jeżeli doszło do ich chociażby częściowej utraty), zbadanie przyczyn wycieku oraz wdrożenie środków zapobiegawczych mających na celu zapobieżenie podobnym incydentom w przyszłości. Kluczowe jest również przeprowadzenie audytu bezpieczeństwa informacji oraz aktualizacja polityk i procedur ochrony danych, a także dokonanej wcześniej analizy ryzyka.
Zapobiegamy kolejnym wyciekom danych – Audyt bezpieczeństwa informacji
Audyt bezpieczeństwa informacji w przetwarzanych systemach to proces oceny i badania systemów informatycznych oraz praktyk organizacyjnych w celu identyfikacji zagrożeń, ryzyka i luk w zakresie bezpieczeństwa informacji, w tym danych osobowych. Celem audytu jest weryfikacja czy organizacja stosuje odpowiednie środki ochrony danych i zabezpieczeń, aby chronić poufność, integralność i dostępność informacji. Pozwala to minimalizować ryzyko wystąpienia w przyszłości niepożądanych zdarzeń, np. wycieków. Audyt bezpieczeństwa informacji jest kluczowym narzędziem zarządzania ryzykiem i zapewniania skutecznej ochrony danych w organizacji. Regularne przeprowadzanie audytów pozwala na monitorowanie i doskonalenie systemów bezpieczeństwa informacji. To z kolei wpływa na wzrost zaufania klientów i minimalizację ryzyka związanego z incydentami cybernetycznymi.
Podsumowanie
Wyciek danych stanowi obecnie istotne zagrożenie dla organizacji. Jego źródłem może być zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne działanie (np. wyniesienie danych przez pracownika, atak hackerski). Kluczowe jest wdrażanie procedur i mechanizmów pozwalających wykryć wyciek danych, a także zapewnienie szybkiej reakcji i skuteczne zarządzanie incydentem. Działania podejmowane na pierwszych etapach mają kluczowe znaczenie dla minimalizacji skutków wycieku danych oraz ochrony reputacji firmy i zaufania klientów. Przygotowanie i ciągłe doskonalenie planu działania w przypadku incydentów tego typu stanowi integralną część strategii bezpieczeństwa informacji w każdej organizacji. Pamiętajmy, że wdrożenie procedur to nie ich napisanie i przekazanie pracownikom do zapoznania się. To przede wszystkim pokazanie pracownikom jak one działają w rzeczywistości i przeprowadzenie weryfikacji ich skuteczności.
