Prolog…
Całkiem niedawno miałem okazję napisać kilka słów w zakresie korzyści jakie niesie za sobą wdrożenie w organizacji System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji. Ten system na pewno jest wartościowy dla każdej firmy, zwłaszcza w obecnych czas rozwoju nowych technologii i cyberbezpieczeństwa. System Zarządzania Jakością, o którym chcę napisać dzisiaj kilka słów w obecnych czasach jest często systemem pomijanym przez organizacje, co w mojej ocenie jest błędem. Warto wiedzieć, że mając wdrożoną jakość łatwiej jest uzyskać certyfikację innych systemów. Poza wyżej wskazaną łatwością na gruncie ISO uważam, że dobry system Zarządzania Jakością może przynieść znacznie więcej korzyści.
System zarządzania jakością na co dzień…
Stosowanie rozwiązań na gruncie systemu zarządzania jakością umożliwia wykorzystanie najlepszych praktyk w zakresie jakości i zgodności z przepisami. Pozwalają one usprawnić współpracę między multidyscyplinarnymi zespołami oraz spełniają specyficzne potrzeby przedsiębiorstw każdej wielkości. Przy ich użyciu można wdrażać ustandaryzowane procesy, jednocześnie przestrzegając standardów i wytycznych branżowe. System zarządzania jakością to nic innego jak system składający się z procedur, metod, zasad, narzędzi, ludzi, opisów stanowisk pracy, a także relacji pomiędzy pracownikami. Celem tego wszystkiego jest osiągnięcie konkretnych celów jakości, które w danym momencie zostają założone.
System zarządzania jakością to nie tylko ISO…
Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o jakości w opiece zdrowotnej i bezpieczeństwie pacjenta nakłada na podmioty udzielające świadczeń zdrowotnych na podstawie kontraktu z NFZ, obowiązek tworzenia i utrzymywania wskazanych procedur jakościowych. Zgodnie z nią to obowiązkowe narzędzie dla wszystkich podmiotów wykonujących działalność leczniczą na podstawie umowy z Narodowym Funduszem Zdrowia. Działania projakościowe powinny być prowadzone w każdym obszarze działalności leczniczej, ale ustawa kładzie szczególny nacisk na 3 obszary: zarządczy, kliniczny i konsumencki. Na gruncie tej ustawy głównym celem wprowadzenia Systemu Zarządzania jakością jest minimalizacja występowania zdarzeń niepożądanych. Działanie systemu skupia się na identyfikacji, monitorowaniu występowania zdarzeń oraz podejmowania działań je ograniczających.
System zorientowany na wyniki przedsiębiorstwa i funkcjonowanie organizacji…
Głównym celem jest stałe doskonalenie elastyczności oraz efektywności organizacji jako zupełnej całości. W tym celu wykonuje się ciąg określonych i skoordynowanych działań, których skutkiem powinno być wzmocnienie rynkowej pozycji firmy. Nie można oczywiście zapominać o zaplanowaniu działań, których celem będzie spełnianie wymagań użytkownika. Jest to o tyle trudne, gdyż muszą one zostać przeprowadzone przy zachowaniu określonego poziomu kosztów. Nie powinno nas dziwić to, że zarządzanie jakością wymaga od danej firmy zwrócenia uwagi klientów.
System zorientowany na klienta i kulturę organizacyjną…
Zrozumienie klienta to coś, co jest kluczem do niezwykle skutecznego zarządzania jakością.
W przypadku, gdy przedsiębiorstwo nie będzie zdobywało danych na temat swoich klientów, to ich wiedza na temat potrzeb konsumentów będzie niewystarczająca. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby zwracać szczególną uwagę na klientów. Nawet na jeden moment nie można zapominać, że to konsument oraz jego zadowolenie jest dla nas najważniejsze. Proces zarządzania jakością skupia się na wywoływaniu dobrego wrażenia. To nie prawda, bo kluczową rolę odgrywa realne określenie możliwości uniknięcia wadliwości oraz znalezienie sposobów, które to utrwalą. Warto także zaznaczyć, że samo zarządzanie jakością to nie procedury, kryteria, metody, atesty, czy certyfikaty. To niezwykle szeroko pojęta kultura organizacji. To kompetencje pracowników są kluczowymi czynnikami sukcesu, dlatego należy zwracać na nie szczególną uwagę.
Korzyści z wdrożenia zarządzania jakością…
Artykuł ma dotyczyć właśnie tych korzyści, jednakże chcąc abyście Państwo zapoznający się z tym artykułem dobrze zrozumieli te korzyści zależało mi na przybliżeniu nieco tematu jakości co zostało mam nadzieję uczynione przeze mnie powyżej. Korzyści jakie przynosi dobry System Zarządzania Jakością są spore, ale aby przedstawić je w bardziej przystępny sposób podzielę je na dwie grupy, na korzyści wewnętrzne i zewnętrze. W chaosie źle się pracuje. Ludzie nie mają pojęcia, co i jak mieć. Dużo czasu wprowadzonego do pracy nowego pracownika, a powrót z urlopu niezmiennie kończy się bólem głowy od sterty niezałatwionych spraw na biurku i tu przychodzi z pomocą system zarządzania jakością.
System zarządzania dostępny do wykorzystania, dzięki jego wykorzystaniu…
Dobrze opracowane i wdrożone procedury i instrukcje mają zaletę – precyzują odpowiedzialność. W firmach, które nie posiadają określonych informacji, bardzo często pojawiają się problemy, które występują z określonymi jednostkami, które są określone – przez nieprzydzielone każdemu ważnemu zadaniu. Wdrożenie systemu zarządzania rozwiązaniem problemu. Do głównych wewnętrznych korzyści wdrożenia systemu zarządzania jakością możemy zaliczyć:
- zwiększenie zaangażowania pracowników w wykonywanie powierzonych obowiązków na wszystkich szczeblach organizacji,
- usystematyzowanie podstawowych obszarów działalności organizacji, takich jak sprzedaż, produkcja, planowanie itp.,
- usprawnienie systemu decyzyjnego oraz przepływu informacji,
- obniżenie kosztów działalności oraz zwiększenie różnorodności wytwarzania poprzez zarządzanie procesami w organizacji,
- usprawnienie zapewnienia powtarzalnych wyrobów, co bezpośrednio przekłada się na zmniejszenie liczby reklamacji,
- zwiększenie wydajności pracy oraz rentowności organizacji,
- ustanowienie jasnych i przejrzystych uprawnień i obowiązków komórek organizacyjnych,
- usprawnienie identyfikacji zagrożeń i ich skutków, możliwość zarządzania ryzykiem,
- lepsza identyfikacja potrzeb poszczególnych komórek organizacyjnych,
- wprowadzenie systemu oceny skuteczności szkoleń, systemu okresowej oceny pracowników, systemu szkoleń,
- zwiększenie skuteczności realizacji celów organizacji,
- zmotywowanie do doskonalenia funkcjonowania organizacji,
- kształtowanie kultury jakości oraz skutecznej komunikacji wewnętrznej.
Jakość dba o dobre relacje z klientami…
Jak widać korzyści wewnętrznych dla organizacji jest bardzo dużo. Dla większości organizacji już tylko te wewnętrzne korzyści spowodują podjęcie decyzji o wdrożeniu SZJ. Jednakże na pewno są jeszcze i tacy, których korzyści wewnętrzne nie przekonują, tych którzy chcieliby, aby wydatek związany z wdrożeniem jakości w organizacji przełożył się również na zewnątrz. Uspokajam te osoby, korzyści zewnętrzne też się pojawiają. Zacznijmy już od poprawy wizerunku organizacji, przez zaliczanie się do grona „uporządkowanych” organizacji po zwiększenie wiarygodności w oczach klienta, szczególnie na rynkach zagranicznych. Mało? Wspominany już w przypadku tekstu o SZBI wzrost konkurencyjności organizacji na rynku, przez rozumienie i reagowanie na sygnały dochodzące z rynku, poprawę komunikacji między organizacją a klientem oraz dostawcą, po usystematyzowany sposób potwierdzania i realizacji zamówień klienta. Co jeszcze? Umożliwienie porównywania się z innymi organizacjami w zakresie analizy strategicznej karty wyników czy ułatwienie kontaktu z otoczeniem organizacji: z bankami, instytucjami państwowymi, konkurencją, kooperantami na rynkach zagranicznych.
Świadomość uzyskiwania korzyści z wdrożenia systemu zarządzania jakością…
Nie wiem czy przekonałem niedowiarków, ale w sumie nie taki jest cel tego artykułu. Zależy mi na tym, abyśmy wszyscy się rozwijali i pozyskiwali wiedzę. Jeśli dzięki tego typu artykułom nasze organizacje mogą coś zyskać to mnie osobiście to cieszy. Świadome wdrożenie systemu zarządzania jakością z zamysłem rzeczywistego usprawnienia działania organizacji, uzyskania wymiernych efektów na pewno pomoże i to zarówno w oczach naszych pracowników, jak i w oczach naszych klientów, więc może warto rozważyć ten temat. Gdybyście Państwo potrzebowali więcej informacji w zakresie wdrożenia SZJ, jak również wdrożenia zarządzania jakością w ochronie zdrowia to zachęcam do odwiedzenia strony Inspektorzy ODO, gdzie członkowie naszego zespołu z pewnością podzielą się swoją wiedzą.
Zarządzanie systemem optymalizuje procesy…
Pamiętajmy, wielkość zbioru korzyści zależy bezpośrednio od zaangażowania całej załogi organizacji. Szczególnie ważne jest w tym zakresie kierownictwo, które powinno być przykładem i kształtować wartość systemu zarządzania jakością dla organizacji. Wszyscy doskonale wiemy, że świat stale ulega zmianie. Dlatego nawet wieloletni profesjonaliści powinni przez cały czas dążyć do perfekcji i uzupełniać swoją wiedzę. Poszerzanie horyzontów, udoskonalanie się, czy podążanie za trendami to konieczność, która żadnemu właścicielowi firmy nie powinna być obca.
Przemysław Chąciak
Dyrektor Operacyjny BCO P
