System sygnalizowania nieprawidłowości- co to jest?
System sygnalizowania nieprawidłowości to podstawowe narzędzie pomagające wykrywać i zgłaszać zachowania niezgodne z przepisami oraz naruszenia zasad etycznych w organizacji. Podstawowym celem systemu jest umożliwienie pracownikom w sposób poufny i bezpieczny dokonywanie zgłoszeń niewłaściwego postępowania bez obawy przed działaniami odwetowymi. Czytając ten artykuł doskonale zdajesz sobie sprawę z konieczności posiadania wewnętrznego, łatwo dostępnego systemu raportowania. Jednak korzyści płynące z systemu sygnalizowania nieprawidłowości mogą nie być tak oczywiste dla interesariuszy lub decydentów w Twojej organizacji. Chociaż Ty wyraźnie widzisz korzyści, inni mogą postrzegać to jako koszt o niskim lub zerowym zwrocie lub jako kolejny obowiązek prawny nałożony przez ustawodawcę.
Brak systemu sygnalizowania- konsekwencje
Dobrym przykładem niewłaściwe zarządzanego systemu zgłaszania nieprawidłowości jest skandal emisyjny Volkswagena. Inżynier, który zgłosił amerykańskim organom regulacyjnym nielegalne oprogramowanie instalowane w samochodach, wcześniej wielokrotnie bezskutecznie próbował alarmować swoją organizację o oszustwach związanych z emisjami gazów cieplarnianych. Zignorowanie tych zgłoszeń doprowadziło do ujawnienia nieprawidłowości, przez co doszło do skandalu, co w ostateczności zaszkodziło organizacji i to nie tylko w aspekcie finansowym, ale głównie wizerunkowym. Pamiętacie jeszcze słynne hasło reklamowe: „DAS AUTO”, które znikło po wywołaniu skandalu, a za marką Volkswagena do dziś ciągnie się zepsuta reputacja.
Korzyści z wdrożenia systemu sygnalizowania nieprawidłowości
Posiadanie bezpiecznego, łatwo dostępnego i niezawodnego sposobu zgłaszania nadużyć w organizacji niesie wiele korzyści. Mogą one sięgać od poprawy jakości życia pracowników po oszczędności finansowe. Z punktu widzenia organizacji, właściwe wdrożenie systemu sygnalizowania nieprawidłowości, może przynieść szereg korzyści w tym w szczególności w zakresie:
- wczesnego wykrywania potencjalnych niewłaściwych zachowań, zanim się one nasilą, co pozwala na podjęcie działań naprawczych i zapobiegnie szkodom dla działalności operacyjnej, utracie reputacji lub odpowiedzialności prawnej. W dłuższej perspektywie umożliwia zidentyfikowanie pierwotnych przyczyn nieprawidłowości i pozwala je naprawić, aby zapobiec nawrotom w przyszłości,
- wzmocnienia kultury organizacji w zakresie przejrzystości i odpowiedzialności poprzez zachęcenie pracowników do zgłaszania zauważonych nieprawidłowości oraz zapewnienie, że problemy zostaną rozwiązane terminowo i skutecznie, ale przede wszystkim bezpiecznie dla sygnalisty. Posiadanie silnej kultury organizacyjnej z możliwością szczerego wypowiadania się może pomóc w rozpoczęciu cyklu ciągłego doskonalenia organizacji,
- zapewnienia zgodności z prawem w szczególności podmiotom zobowiązanym na podstawie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów do wdrożenia wewnętrznego kanału zgłaszania nieprawidłowości oraz ustanowienia procedury, ale również zapewnienia zgodności z przepisami Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych w zakresie zapewnienia poufności danych osobowych sygnalistów, przed naruszeniem, a tym samym ryzykiem nałożenia kary administracyjnej np. przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (pamiętacie: do 20 mln euro lub 4% światowego obrotu za rok poprzedni oraz koszt potencjalnego odszkodowania dla sygnalisty, którego dane osobowe dotyczą, a wobec których została naruszana poufność),
- uzyskania przewagi konkurencyjnej, czego dowodem są wnioski z Indeksu Etyki 2023 Ethisphere, gdzie organizacje uznane za najbardziej etyczne radziły sobie lepiej niż podobna grupa firm, o 13,6% w ciągu pięciu lat,
- zmniejszenia rotacji pracowników, co współcześnie dla wielu firm, niezależnie od ich wielkości jest podstawowym problemem. Aspekt ten może stanowić wiodący element w rozmowach z interesariuszami lub decydentami. Pracownicy, którzy czują, że ich obawy są traktowane poważnie i szybko rozwiązywane, są bardziej skłonni do zaangażowania się w życie organizacji. Co prowadzi do zwiększonej produktywności i zmniejszenia wskaźników rotacji. Sygnaliści, którzy czują się ignorowani, prawie zawsze opuszczają organizację. Wrogie środowisko pracy zawsze wiąże się z dużymi kosztami zatrudnienia, gdyż rekrutacja nowych pracowników w celu zastąpienia tych, którzy są wypychani przez niskie morale i prześladowców, kosztuje więcej niż koszt wdrożenia i utrzymania systemu zgłaszania nieprawidłowości.
Innymi, pośrednimi korzyściami, które mogą zaistnieć w zakresie ustanowionego systemu zgłaszania nieprawidłowości w organizacji, będą również:
- stworzenie ścieżki zgłaszania pomysłów. Właściwe wykorzystanie systemu, nie zawsze wyłącznie w kontekście raportowania o nieprawidłowościach, ale również jako kanału zgłaszania pomysłów, może przyczynić się do zwiększenia satysfakcji i poczucia celu w miejscu pracy, co z kolei zwiększa produktywność i tworzy zdrowsze środowisko pracy,
- budowania dumy i lojalności wśród pracowników. Zapewniając pracownikom możliwość zgłoszenia niewłaściwego postępowania lub nieetycznego zachowania, może pomóc zapobiec szkodom dla organizacji, jej klientów i szerszej społeczności. Prowadzi to do poczucia dumy i spełnienia wśród pracowników, którzy wiedząc, że przyczyniają się do większego dobra ogółu w tym w szczególności swojego lokalnego środowiska życia, bardziej utożsamiają się z organizacją,
- zwiększenia zaufania wśród klientów i inwestorów. Organizacje, które wykazują zaangażowanie w etyczne postępowanie i odpowiedzialność, łatwiej budują długotrwałe relacje ze swoimi interesariuszami, oparte na wzajemnym zaufaniu i szacunku.
Podsumowanie
System sygnalizowania nieprawidłowości przynosi korzyści zarówno organizacji, jak i jej pracownikom, klientom oraz inwestorom. Pamiętajmy, że to istotny element przy zarządzaniu ryzkiem braku zgodności. Posiadanie takiego systemu nie tylko pomaga w spełnieniu wymogów prawnych, ale także buduje zaufanie, zwiększa morale pracowników, ogranicza ryzyko prawne i finansowe oraz przyczynia się do budowania przewagi konkurencyjnej na rynku. Koszty braku takiego systemu są znacznie wyższe niż koszty jego wdrożenia i utrzymania, co czyni go współcześnie niezbędnym narzędziem dla każdej organizacji. Długofalowym zyskiem dobrze działającego kanału zgłoszeń będzie promocja wśród pracowników i klientów właściwych postaw etycznych, a nawet przyciąganie nowych osób, które nie mają skłonności do popełniania naruszeń.
Potrzebujesz pomocy przy wdrożeniu systemu zgłaszania nieprawidłowości. Porozmawiaj bezpośrednio z jednym z członków naszego zespołu i odkryj, co możemy zaproponować w obszarze ochrony sygnalistów.
