Ochrona danych osobowych Sygnalisty w organizacji

Ochrona danych osobowych sygnalisty-Kluczowe aspekty i wyzwania

Wdrażanie przepisów o ochronie sygnalistów w Polsce jest procesem, który zaczął nabierać kształtu w odpowiedzi na wymogi Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Zgodnie z przyjętymi przepisami, państwa członkowskie były zobowiązane do implementacji przepisów dyrektywy do krajowego porządku prawnego do 17 grudnia 2021 roku. Polska obok Estonii jest ostatnim krajem członkowskim, który nie dokonał implementacji przepisów wskazanego aktu. W lutym bieżącego roku pojawił się już kolejny projekt ustawy, który ponownie spotkał się z licznymi zarzutami. Dyskusja koncentruje się na kwestiach takich jak zakres ochrony prawnej dla sygnalistów, mechanizmu zgłaszania nieprawidłowości, a także sposobów zapewnienia poufności lub anonimowości oraz bezpieczeństwa osób zgłaszających przed działaniami odwetowymi.

Rola sygnalisty

Niezależnie od przedłużającego się procesu legislacyjnego, w dzisiejszym świecie transparentność i odpowiedzialność biznesowa są na wagę złota. Sygnaliści odgrywają kluczową rolę w wykrywaniu i zapobieganiu np. nadużyciom finansowym, naruszeniom prawa pracy czy zagrożeniem dla zdrowia publicznego i środowiska. Pomimo rosnącej wagi sygnalistów, zgłaszanie nieprawidłowości wiąże się z ryzykiem dla osób, które decydują się na ten krok. Mowa tu jest o ryzyku odwetu, w tym dyskryminacji, marginalizacji w miejscu pracy czy utraty zatrudnienia. W przypadku publicznego ujawnienia danych osobowych sygnalisty – ryzyko ostracyzmu społecznego, a nawet zagrożenia dla bezpieczeństwa osobistego i rodziny. Dlatego też, zachowanie poufności i ochrona danych sygnalisty jest fundamentem, który umożliwia im podjęcie działania bez obawy o niepożądane konsekwencje.

Ochrona danych osobowych sygnalisty

Ochrona sygnalistów w kontekście prawa do ochrony danych osobowych stanowi fundamentalne wyzwanie, które wymaga przemyślanych rozwiązań prawnych i organizacyjnych. Wśród kluczowych zasad ochrony danych osobowych sygnalistów, przy wdrażaniu wewnętrznego systemu zgłaszania i rozpatrywania nieprawidłowości należy uwzględnić:

1. Poufność: Dane osobowe osób zgłaszających nieprawidłowości należy traktować z najwyższą poufnością. Oznacza to, że dostęp do tych informacji powinny mieć wyłącznie osoba lub osoby bezpośrednio zaangażowane w rozpatrywanie zgłoszenia.
2. Ograniczenie dostępu: Niezbędne jest wprowadzenie ścisłej kontroli dostępu do danych sygnalistów, aby zapobiec nieautoryzowanemu ujawnieniu informacji.
3. Informacja o prawach: Osoby zgłaszające nieprawidłowości należy informować o ich prawach. W tym o prawie do dostępu do swoich danych, możliwości ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.
4. Bezpieczeństwo: Organizacje muszą wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych. Chroniąc je przed nieuprawnionym dostępem, zmianą czy utraceniem.
5. Przepisy prawne: Wszelkie działania związane z przetwarzaniem danych osobowych sygnalisty muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami. Przepisami takimi jak ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO).

Realizacja tych zasad w praktyce będzie stanowić wyzwanie zwłaszcza w kontekście utrzymania równowagi między koniecznością ochrony sygnalistów, a potrzebą skutecznego dochodzenia i rozpatrzenia zgłoszonych nieprawidłowości. Kluczem może okazać się stworzenie jasnych procedur dotyczących zgłaszania i rozpatrywania nieprawidłowości. Procedury te projektujemy w taki sposób, aby maksymalizować ochronę danych osobowych na każdym etapie procesu. Od momentu zgłoszenia, przez dochodzenie, aż po ewentualne działania naprawcze. Nie mniej ważne będzie zapewnienie pracownikom, a w szczególności osobom zaangażowanym w proces zgłaszania i rozpatrywania nieprawidłowości, odpowiednich szkoleń z prawa o ochronie sygnalistów oraz ochrony danych osobowych. W szczególności szkolenia z przepisów o ochronie danych, należy uzupełnić o procedury postępowania z danymi w sposób, który minimalizuje ryzyko ich nieuprawnionego ujawnienia.

Budowanie zaufania i systemu w organizacji

Aby wdrożony system zgłaszania nieprawidłowości spełniał swoją rolę, organizacje muszą się zmierzyć z wyzwaniem zbudowania zaufania i systemu zachęt do zgłaszania nieprawidłowości. Co jest bezpośrednio powiązane z percepcją bezpieczeństwa i ochrony przez potencjalnych sygnalistów. Kluczowe w tym kontekście będzie stworzenie kultury, która promuje otwartość i transparentność, jednocześnie gwarantując ochronę. Istotne będzie także wsparcie dla osób decydujących się na podjęcie trudnego kroku zgłoszenia. Aby to osiągnąć organizacje muszą podjąć trud w zakresie właściwego zarządzania wdrożonymi organizacyjnymi i technicznymi środkami ochrony danych. W dynamicznym, zmieniającym się środowisku organizacyjnym i prawnym, gdzie informacje przepływają między różnymi jednostkami i systemami. Wyzwanie to wymagać będzie nie tylko zastosowania zaawansowanych technologii szyfrowania i bezpiecznego przechowywania danych osobowych. Należy stale monitorować i aktualizować środki bezpieczeństwa, aby przeciwdziałać nowym zagrożeniom.

Podsumowanie

Opisane wyzwania wymagają kompleksowego podejścia, które łączą zaawansowane rozwiązania technologiczne. Ciągłe szkolenia i edukacja, rozwijanie pozytywnej kultury organizacyjnej oraz proaktywne i dynamiczne zarządzanie procedurami. Zapewnienie ochrony sygnalistów, przy jednoczesnym przestrzeganiu prawa do ochrony danych osobowych, jest kluczowym wyzwaniem dla współczesnych organizacji. Jest to jednak wyzwanie, które należy podjąć, aby budować transparentne, odpowiedzialne i etyczne środowisko, które nie tylko chroni jednostki odważające się zgłaszać nieprawidłowości, ale również przyczynia się do wzrostu zaufania i wiarygodności instytucji. Realizacja tego celu wymaga zaangażowania na wielu poziomach organizacji oraz ciągłej adaptacji do zmieniającego się otoczenia prawnego i technologicznego. Także ochrona danych osobowych sygnalisty jest bardzo istotna i potrzebna w każdej organizacji.