Sygnalista w organizacji, pomaga czy szkodzi?

Sygnalista – czas przed „burzą” – przygotuj się.

O temacie tzw. Sygnalistów słychać już praktycznie dwa lata, a od początku 2022 roku to nawet bardzo głośno. Głośno i owszem, ale brak wdrożenia do polskiego systemu prawnego ustawy implementującej dyrektywę zaczął powodować wśród wielu przedsiębiorstw i instytucji publicznych pewną niepewność i oczekiwanie na to co się wydarzy. Wiadomo co się wydarzy, prędzej czy później ustawa będzie gotowa i zostanie ogłoszona, a wtedy może się okazać, że mamy mało czasu na jej wdrożenie w swojej organizacji i co wtedy – może się skończyć karami lub ujawnieniami publicznymi informacji, które mogły zostać rozpatrzone wewnętrznie, a gdyby okazało się, że i tak zostaną upublicznione można byłoby się do nich przygotować.

Organizacja, która nie będzie czekać na „ostatni gwizdek” może skorzystać na sygnalistach

My Polacy doświadczeni wielokrotnie przez los zakładamy, że tzw. sygnalista to donosiciel, kapuś i etc. W moim osobistym podejściu takie założenie jest błędne. Organizacja, która nie będzie czekać na „ostatni gwizdek” może skorzystać na sygnalistach. Wspomniane wyżej ujawnienia publiczne zawsze wiążą się z zachwianiem reputacją danej firmy. Jeżeli nawet okaże się, że zgłoszenie będzie błędne to opinia publiczna i tak może już sobie wyrobić zdanie. Podchodząc do temu poważnie i wdrażając system ochrony sygnalistów obejmujący wewnętrzny kanał zgłoszeń można tego uniknąć. Osoba mająca informację o nieprawidłowościach w organizacji zgłosi to w jej ramach. Pierwsi będziemy wiedzieć my, nie wyjdzie to od razu na światło dzienne. Sprawdzimy i jak się okaże, że informacje są nie rzetelne, to nie ujrzą „światła dziennego”, nie będą upublicznione.

Sygnalista też człowiek, nie kapuś, może nawet bohater

Weźmy sobie np. prosty przykład. Dyrektor handlowy danej firmy manipuluje danymi transakcyjnymi na korzyść jednego z klientów np. poprzez naliczanie nieuzasadnionych rabatów, zmiany kategorii i cen towarów. Dobry przykład, myślę, że dobry, może się zdarzyć. Te manipulacje po to, bo dyrektor od tego klienta dostaje podarki, np. zegarek za 20 000 zł. Jeśli to duża firma z dużą sprzedażą to takie działania mogą ją narażać na roczne straty idące w miliony. Jak się okaże, że udaje się z jedną firmą, to może uda się z innymi i straty rosną. Osoby odpowiedzialne z zarządu mogą nie wiedzieć, że tak się dzieje – ufają dyrektorowi. W końcu to oni wybrali go na to stanowisko, więc skoro daje rabaty to inaczej nie można. I w tym miejscu może się właśnie pojawić nasz „bohater” – sygnalista. Ten, który wie co się dzieje, dlaczego tak się dzieje i nas o tym poinformuje. Jak go zatem nazwać donosicielem? Oczywiście, dla tego dyrektora będzie „kapusiem”, ale dla firmy powinien być „bohaterem”. Jak firma się dowie, to proces ukróci. Jak ukróci to może się okazać, że wszyscy zyskają, bo znajdą się pieniądze na premie czy podwyżki. Kto z nas nie chciałby dostać podwyżki, zwłaszcza w obecnych czasach.

Wdrażamy, nie czekamy

Taki prosty przykład pokazuje, że warto mieć sygnalistów w swoich firmach. Warto wdrożyć wewnętrzny kanał zgłoszeń. Warto, nawet jeśli ustawa (jak wejdzie w życie) nie będzie od nas tego wymagała. Łatwo sobie wyobrazić sytuację, w której tego typu zgłoszenie wypływa poza organizację. Wypływa, bo wewnątrz nie było komu jej zgłosić. Niech się okaże, że tak jednak nie jest. Dyrektor handlowy jest porządnym człowiekiem. Rabaty dał, bo straciłby klienta, a zegarek dostał od majętnych rodziców. Nie dość, że ujawnienie publiczne niszczy reputację tego człowieka, to niszczy wiarygodność organizacji, która go zatrudnia. Jak nie niszczy to przynajmniej ją podważa. Jak można było dopuścić do tego, aby ktoś postawił publicznie takie zarzuty.

Kultura organizacyjna oparta o zasadę przykładu płynącego z góry

Ochrona sygnalistów, czy jej obecnie jeszcze brak w Polsce daje pewną swobodę działania przedsiębiorców w zakresie doboru kanałów informacyjnych, wyboru osoby przyjmującej zgłoszenia, a także sposobu informowania. Wdrożenie dobrego kanału zgłoszeniowego, dobór zaufanej osoby przyjmującej zgłoszenia to będzie duże wsparcie w organizacjach. Wsparcie, które będzie pomagać firmą w zachowaniu bezpieczeństwa, a także wspierać je w rozwoju i braku utraty reputacji. Pamiętajmy, że szczególną rolę odgrywa w takiej sytuacji kadra kierownicza. To jej postawy nadają ton i kierunek firmowym kodeksom postępowania. Pracownicy, zawsze patrzą na to jak zachowują się ich przełożeni. Co robią, co myślą, jak postępują. Wszyscy pracownicy powinni być odpowiedzialni za kreowanie etycznego miejsca pracy. Powinni zobowiązać się do działania w zgodzie z przyjętymi zasadami. Jednakże Ci pracownicy zrobią to tylko wtedy, gdy kultura organizacyjna będzie płynęła właśnie z góry, od Szefostwa.

Sygnaliści, czy nam pomagają, czy szkodzą

Na pytanie czy sygnaliści pomagają czy szkodzą w moim mniemaniu odpowiedź jest jasna. Jeśli mamy wdrożony w organizacji skuteczny system whistleblowing i mamy prawdziwych sygnalistów to tylko pomagają. Jednak ten skuteczny system musi być dopasowany do specyfiki organizacji i ludzi w niej pracujących. To system, który powinien czerpać z istniejącego w firmie poczucia zaufania i otwartości. Taki system, zapewni wspierających go sygnalistów, działających na korzyść organizacji. Mogą znajdować się osoby chcące jej zaszkodzić i zgłaszające „wydumane”, wymyślone nieprawidłowości. Jednakże takich osób nie można nazwać sygnalistami. Jeśli Państwo poszukujecie partnera, który pomoże Wam opracować i wdrożyć skuteczny system ochrony sygnalistów zachęcamy do zapoznania się z ofertą BCO Poland – Wdrożenie systemu Sygnalistów.