Sygnaliści, a AML

Konieczność wprowadzenia procedur whistleblowingowych…

Na dzień publikacji tego artykułu w prawie polskim do czasu uchwalenia ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa brak jest z pewnymi wyjątkami przepisów chroniących sygnalistów i nakazujących wdrożenie systemów przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych. Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej jako: AML) od samego jej wejścia w życie, czyli 2018 r., nałożyła na instytucje obowiązane konieczność wprowadzenia procedur whistleblowingowych. Nadchodzące przepisy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa spowodują znaczne rozszerzenie obowiązków organizacji. Wszystkie instytucje obowiązane muszą posiadać opracowane i wdrożone wewnętrzne procedury anonimowego zgłaszania. Zgłaszania potencjalnych lub rzeczywistych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Ochrona sygnalistów jest problemem nie tylko z perspektywy polskiego prawa…

Brak wdrożonej unijnej dyrektywy dotyczącej ochrony sygnalistów, nie powoduje braku możliwości omijania tych kwestii w ramach AML. Ustawa AML przewiduje w każdej instytucji możliwość pojawienia się sygnalisty, czyli człowieka odpowiedzialnego za informowanie o wszelkich nieprawidłowościach. Należy zwrócić uwagę, że bardzo ważnym jest wdrożenie niejako osobnej procedury odnoszącej się do ochrony anonimowości osoby sygnalisty. Pranie pieniędzy, to przestępstwo najczęściej powiązane z innymi ciężkimi przestępstwami. Warto byłoby wiedzieć o takich sytuacjach występujących w organizacji. Stąd też w ramach ustawy AML pojawiają się sygnaliści, którzy mogą informować o tego typu zjawiskach w organizacjach. Wdrożenie AML w przedsiębiorstwie musi mieć charakter kompleksowy…

Wdrażając AML w organizacji powinniśmy pamiętać o kilku krokach, które należy wykonać, aby wszystko było zgodne z wymaganiami ustawy. Najłatwiej podejść do tematu jak do wdrożenia rozwiązań z obszarów compliance. Kompleksowe podejście do tematu pozwoli uniknąć potencjalnych przeoczeń. Prawidłowe wdrożenie AML powinno objąć:

• szkolenia;
• ocenę ryzyka;
• opracowanie i wdrożenie procedury;
• identyfikację klienta i beneficjenta rzeczywistego;
• procedury anonimowego zgłaszania nieprawidłowości;
• kontakt z GIIF;
• prowadzenie rejestru transakcji klientów.

Wdrożenie procedur AML jest zadaniem niełatwym, lecz koniecznym dla zadbania o bezpieczeństwo własnej organizacji. Po pierwsze, prawidłowe wdrożenie i przestrzeganie pozwoli uniknąć kar związanych bezpośrednio z aspektem formalnym procederu prania pieniędzy. AML w firmie jest również ważne po to, by podmioty uczciwie funkcjonujące na rynku ograniczyły ryzyko wplątania się w niezgodne z prawem procedery praktykowane przez ich klientów i aby nieświadomie nie stały się jednym z ogniw.

Wymagania nałożone na organizacje w zakresie sygnalistów przy AML już obowiązują…

Przeprowadzając procedurę wdrożenia wymagań AML musimy m.in. opracować i wdrożyć wewnętrzną procedurę anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz naszej organizacji. Różnica pomiędzy projektowaną ustawą o ochronie sygnalistów (dalej ustawa o sygnalistach), a AML pojawia się już w tym miejscu. W ramach AML musimy wdrożyć anonimowy system przyjmowania zgłoszeń. Obecny projekt ustawy o sygnalistach mówi tylko o konieczności zapewnienia poufności. AML nakazuje zapewnienie osobom dokonującym zgłoszeń ochronę przed podejmowaniem wobec nich działań o charakterze represyjnym lub wpływających na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegających na kierowaniu gróźb. Projekt ustawy o sygnalistach zakazuje działań odwetowych (w tym prób lub gróźb działań odwetowych).

Intencją nowych regulacji jest uzupełnienie tych istniejących, a także zapewnienie minimalnego zakresu ochrony…

Po wejściu w życie ustawy o sygnalistach, instytucje zobowiązane, w ramach, których obowiązuje AML, będą musiały również dostosować swoje przepisy do nowych uregulowań. Chyba najlepszą drogą będzie wybranie z tych dwóch przepisów większy stopień ochrony sygnalisty. Na pewno też nie będzie można zapominać o fakcie wyboru przepisu pozwalającego na szerszy dostęp do procedur whistleblowingowych w organizacjach. Ustawa o sygnalistach zwiększy również katalog osób, mogących zgłaszać nieprawidłowości. Dojdą m.in. wolontariusze, udziałowcy, stażyści, ale i też byli pracownicy czy współpracownicy. Ochrona sygnalistów, jak wskazaliśmy powyżej, została doprecyzowana definicją zakazanych działań odwetowych. Podobnie jak w AML, tak i w ustawie o sygnalistach są sankcje karne. Ustawa o sygnalistach rozszerza ten obszar również o sankcje za naruszenie zakazu działań odwetowych.

Sygnaliści a AML…

Podsumowując, nadchodzące wejście w życie nowych przepisów wymusi na instytucjach zobowiązanych w ramach AML wdrożenie kilku zmian. Na pewno trzeba będzie dokonać pełnego przeglądu istniejących procedur i dostosować je do nowych uregulowań. Posiadając obecnie system zgłoszeń anonimowych, który nie przewiduje możliwości zgłoszenia nie anonimowego też będzie trzeba zweryfikować. Projektowana ustawa o sygnalistach przewiduje zgłoszenia jawne. Jeżeli ktoś już teraz zastanawia się nad zmianą systemu zgłoszeń to może warto, aby wypróbował całkowicie za darmo Sygnalist@pka. Niezbędne też będzie określenie tzw. luki regulacyjnej i określenie jaka część obowiązujących w organizacji procedur nie spełnia wymagań ustawy o ochronie sygnalistów lub w ogóle nie jest określona.